Hazırlanan toplantı gündemi yöneticiler tarafından onaylandıktan sonra, bu duyurunun tüm katılımcılara zamanında iletilmesi sağlanmalıdır. Bu amaçla e-posta, telefon,faks, kurye, gazete gibi kullanılacak çeşitli araçlar bulunmaktadır. Bu noktada önemli