Tanım aşamasında, afet olmadan araştırmalar yürütülerek toplanılan bilgiler ışığında planlar yapılmaktadır. Olması muhtemel afet ve etkileyeceği ortamın beşeri ve fiziki özellikleriyle ilgili bilgiler toplanmaktadır. İlk aşamada belirlenen coğrafi bölgenin ne tür afetlere açık olduğu tespit edilir. Örneğin, bir bölgede geçmişte meydana gelmiş depremlerin büyüklükleri, tipleri, sıklıkları, etki alanları belirlenir. İkinci aşamasında iş olası bir afette bölgenin fiziki ve beşeri yönleri ayrıntılı olarak incelenir. Örneğin bölgenin en dayanaksız zeminleri belirlenir. En fazla insan yoğunluğunun olduğu bölgeler tespit edilir. Afet anında etkilenecek bölgeler ve ne kadar insan ve yapının zarar göreceği tespit edilir. Bu aşamalarda yukarıda bahsettiğimiz Afet Bilgi Sistemleri çok önem kazanmaktadır. Hangi bölgede ne tip yapılar olduğu, yapılarda kaç tane insan olduğu, yapıların bulunduğu zeminlerin özellikleri gibi bu aşamada toplanması gereken tüm veriler afet bilgi sisteminde tutulacaktır. Bu bilgi sistemlerinin güçlü yazılım ve donanım altyapısının olması gerekmektedir