1. Amaç: Portfolyonun hangi amaçla kullanılacağının, hangi amaca hizmet edeceğinin belirlenmesidir (Baki ve Birgin, 2002). Amaçlar ilgili dersin sonunda bireyde gerçekleşmesi beklenen zihinsel, fiziksel, psikolojik ve davranışsal değişimin ne olduğunu belirlemek gayesi ile yapılmalıdır.
2. Çalışmaların Seçimi: Portfolyo ile belirlenmek istenen amaca yönelik hangi tür çalışmaların nasıl, kimler tarafından, hangi sıklıkta toplanacağı ve seçileceğine (Baki ve Birgin, 2002) ve hangi çalışmadan ne kadarının dâhil edileceğinin belirlendiği süreçtir.
3. Ölçütlerin Belirlenmesi: Portfolyonun amacı açık olarak belirlendikten sonra portfolyodaki her bir çalışmanın hangi ölçütleri taşıması gerektiği saptanır. Saptanan ölçütlere göre öğrencinin yapmış olduğu çalışmalar bu ölçütlere bakılarak amaca ne derecede ulaşılıp ulaşılmadığına karar verilir .